Überblick
Der Mitgliederimport in Converia erfolgt listenbasiert. Bevor Sie Mitgliederdaten importieren können, muss daher mindestens eine Mitgliederliste vorhanden sein. Wenn Sie unterschiedliche Mitgliedstypen oder unterschiedliche Prüfkriterien verwenden, legen Sie dafür mehrere Mitgliederlisten an.
Für den Import von Mitgliederdaten gelten grundsätzlich die gleichen allgemeinen Hinweise wie beim Personenimport. Zusätzlich gibt es für Mitglieder besondere Regeln zur Mitgliedsnummer, zur CSV-Datei und zum Verhalten bei späteren Reimporten.
Voraussetzungen
Zugriff auf Konfiguration → Grundeinstellungen → Mitgliederlisten
Es ist bereits mindestens eine Mitgliederliste angelegt und gespeichert.
Sie verwenden die zugehörige CSV-Importvorlage für den Personenimport.
Die Importdatei wird als CSV in UTF-8 ohne BOM oder alternativ in ANSI gespeichert.
Konfiguration / Vorgehen
Öffnen Sie Konfiguration → Grundeinstellungen → Mitgliederlisten.
Legen Sie eine Mitgliederliste an und speichern Sie diese oder wählen Sie eine vorhandene Liste.
Laden Sie über CSV-Importvorlage die Vorlagendatei der Mitgliederliste herunter.
Öffnen Sie die Vorlage, z.B. in Excel über den Datenimport, und tragen Sie anschließend die Mitgliederdaten ein.
Befüllen Sie alle Pflichtfelder vollständig.
Tragen Sie in der Spalte IS_ACTIVE den Status der Mitglieder ein.
Ergänzen Sie bei Bedarf Werte in OPENFEE und EXT_REFERENCE.
Speichern Sie die Datei als CSV in UTF-8 ohne BOM oder alternativ in ANSI. In Excel verwenden Sie dafür die Option „CSV (durch Trennzeichen getrennt) (*.csv)“.
Laden Sie die bearbeitete CSV-Datei in die gewünschte Mitgliederliste hoch.
Pflichtfelder der Importdatei
Folgende Angaben sind Pflichtfelder:
Nachname
E-Mail-Adresse
Mitgliedsnummer
Land
Status
1 = aktiv
0 = inaktiv
Wenn alle Mitglieder einer Importliste aktiv importiert werden sollen, tragen Sie in der Spalte IS_ACTIVE bei allen Datensätzen den Wert 1 ein.
Optionale Felder
OPENFEE
Eine Angabe ist nicht zwingend erforderlich. Wenn für ein Mitglied noch ein offener Betrag besteht, kann dieser über die Anmeldung mit eingezogen werden.EXT_REFERENCE
Dieses Feld kann verwendet werden, wenn Sie zusätzlich eine eigene Referenznummer für den Mitglieder-Account hinterlegen möchten, z.B. für den Abgleich mit einer eigenen Datenbank.
Hinweise
Die Mitgliedsnummer muss innerhalb einer Mitgliederliste eindeutig und konsistent vergeben sein.
Converia geht davon aus, dass Mitgliederlisten aus extern gepflegten Datenbanken stammen, in denen jeder Person eine eindeutige Identifikationsnummer zugeordnet ist.
Wenn Mitgliedsnummern nur für die Verwendung in Converia vergeben werden, müssen Sie besonders darauf achten, dass es bei Aktualisierungen oder erneuten Importen nicht zu Abweichungen zwischen Mitgliedsnummern und zugehörigen Personendaten kommt.
Es wird empfohlen, für jede Veranstaltung eine eigene externe Mitgliederdatenbank zu führen und Converia regelmäßig aus dieser Datenbank zu aktualisieren.
Erst nachdem eine Mitgliederliste angelegt und gespeichert wurde, kann die zugehörige CSV-Importvorlage heruntergeladen werden.
Warnung: Bei jedem neuen Import werden die bestehenden Mitgliederdatensätze in Converia vollständig überschrieben. Änderungen sollten deshalb idealerweise nur in der zentralen Mitgliederdatenbank vorgenommen werden.
Mitglieder, die in Converia vorhanden sind, aber nicht in der aktuellen Importdatei enthalten sind, erhalten automatisch den Status „gelöscht“.
FAQs
Muss vor dem Import bereits eine Mitgliederliste existieren?
Ja. Der Mitgliederimport erfolgt listenbasiert. Deshalb muss vor dem Import mindestens eine Mitgliederliste angelegt und gespeichert werden.
Welche Dateicodierung muss die Importdatei haben?
Die Datei muss als CSV in UTF-8 ohne BOM oder alternativ in ANSI gespeichert werden. In Excel verwenden Sie dafür die Option „CSV (durch Trennzeichen getrennt) (*.csv)“.
Was passiert bei einem erneuten Import?
Bei einem erneuten Import werden die vorhandenen Mitgliederdatensätze in Converia vollständig überschrieben. Direkt in Converia vorgenommene Änderungen gehen beim nächsten Import verloren, wenn sie nicht auch in der externen Mitgliederdatenbank gepflegt wurden.
Was passiert mit Mitgliedern, die nicht mehr in der Importdatei enthalten sind?
Diese Mitglieder erhalten in Converia automatisch den Status „gelöscht“.
Ist OPENFEE ein Pflichtfeld?
Nein. Das Feld ist optional. Es kann verwendet werden, wenn noch ein offener Betrag über die Anmeldung mit eingezogen werden soll.
Wofür dient EXT_REFERENCE?
Mit EXT_REFERENCE können Sie eine zusätzliche eigene Referenznummer für den Mitglieder-Account hinterlegen, z.B. für den Datenabgleich mit einer externen Datenbank.