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Gutachter:innen importieren

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mehrere Personen per CSV-Datei als Gutachter:innen importieren und ihnen beim Import Themengebiete für die Beitragsbewertung zuweisen.

Überblick

Der Gutachter:innen-Import basiert auf dem regulären Personenimport. Zusätzlich kennzeichnen Sie die importierten Personen als Gutachter:innen und können ihnen über die Importdatei bereits Beitragsthemen zuweisen.

Der Import eignet sich, wenn mehrere Gutachter:innen gleichzeitig in Converia erfasst werden sollen. Die Daten werden vor dem eigentlichen Import in einer Vorschau geprüft.

Voraussetzungen

  • Sie haben Zugriff auf Verwaltung → Personenverwaltung → Personenimport.

  • Verwenden Sie die dort bereitgestellte CSV-Vorlage.

  • Die benötigten Beitragsthemen und deren Kurzbezeichnungen sind eingerichtet.

  • Die für die Veranstaltung benötigten Sprachen sind aktiviert.

  • Speichern Sie die Importdatei als CSV-Datei mit UTF-8-Kodierung.

Konfiguration / Vorgehen

  1. Öffnen Sie Verwaltung → Personenverwaltung → Personenimport.

  2. Laden Sie über Vorlage CSV-Datei die Importvorlage herunter.

  3. Öffnen Sie die CSV-Datei und entfernen Sie die enthaltenen Musterdatensätze.

  4. Tragen Sie die Daten der Gutachter:innen in die vorgesehenen Spalten ein.

  5. Lassen Sie Spalten ohne Werte leer und löschen oder verschieben Sie keine Spalten.

  6. Tragen Sie mindestens folgende Pflichtangaben ein:

    • Last Name: Nachname

    • Country: Land als ISO-Kürzel

    • E-Mail: gültige E-Mail-Adresse

    • Lang: Sprache der Person

    • Topic List (Short Name): Kurzbezeichnung der zugewiesenen Beitragsthemen

  7. Trennen Sie mehrere Kurzbezeichnungen in Topic List (Short Name) durch Kommas ohne Leerzeichen, z.B. abc,xyz,123.

  8. Tragen Sie in Username einen Benutzernamen ein, wenn die Person mit einem Converia-Account importiert werden soll.

  9. Lassen Sie Username leer, wenn die Person ohne Account importiert werden soll.

  10. Speichern Sie die Datei als „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt) (*.csv)“.

  11. Wählen Sie im Feld CSV-Datei die vorbereitete Datei aus.

  12. Tragen Sie bei Bedarf im Feld Schlagwörter Schlagwörter für die importierten Personen ein.

  13. Aktivieren Sie Als Gutachter:innen importieren.

  14. Wählen Sie Vorschau anzeigen.

  15. Prüfen Sie die Datensätze auf Fehlermeldungen, die korrekte Darstellung von Umlauten und Sonderzeichen sowie die Kennzeichnung als Gutachter:innen.

  16. Korrigieren Sie die Importdatei, wenn Fehler angezeigt werden, und laden Sie die Datei erneut hoch.

  17. Wählen Sie Import starten, sobald die Vorschau keine Fehler mehr anzeigt.

  18. Prüfen Sie anschließend das Importprotokoll.

Ergebnis: Die gültigen Personendatensätze sind als Gutachter:innen importiert. Die in Topic List (Short Name) angegebenen Beitragsthemen werden den Gutachter:innen beim Import zugeordnet.

Hinweise

  • Für Topic List (Short Name) müssen die in den Beitragsthemen hinterlegten Kurzbezeichnungen verwendet werden.

  • Für Country muss ein gültiges ISO-Länderkürzel verwendet werden.

  • Für Lang können nur Sprachen verwendet werden, die für die Veranstaltung aktiviert sind.

  • Typische Fehler in der Vorschau sind ungültige E-Mail-Adressen, ungültige Länderkürzel, nicht aktivierte Sprachen oder eine veränderte Spaltenanzahl.

  • Passwörter sollten aus Datenschutzgründen nicht über die Importdatei vergeben werden.

  • Wenn bereits Personendatensätze vorhanden sind, können durch den Import Dubletten entstehen.

Warnung: Prüfen Sie in der Vorschau, ob die Personen als Gutachter:innen erkannt werden. Ist dies nicht der Fall, prüfen Sie, ob Als Gutachter:innen importieren aktiviert wurde.

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