Überblick
Stornierungen und Umbuchungen können durch Veranstalter:innen/Organisator:innen selbst durchgeführt werden. Rückerstattungen werden nicht automatisch ausgelöst. Wenn eine Rückerstattung erforderlich ist, muss der Vorgang spätestens nach der Bearbeitung an das Converia Pay-Team übergeben werden, damit Ausschüttungen und Abrechnungen korrekt erfolgen.
Kosten für Stornierungen/Umbuchungen ergeben sich aus dem Vertrag zur Zahlungsabwicklung; Bearbeitungsgebühren fallen typischerweise an, sobald eine Rückerstattung notwendig wird.
Voraussetzungen
Converia Pay ist beauftragt/aktiv.
Zugriff auf das Converia Backoffice und die Bereiche
Verwaltung → Anmeldung → Buchungen
Verwaltung → Anmeldung → Rechnungen
Für die Übergabe an das Converia Pay-Team liegen mindestens Veranstaltungsname sowie Rechnungs- und/oder Buchungsnummer vor.
Konfiguration / Vorgehen
Stornierungen/Umbuchungen bearbeiten und ggf. übergeben
Loggen Sie sich im Converia Backoffice ein.
Stornieren Sie die betroffenen Buchungsoptionen, Buchungen oder Rechnungen, gemäß Ihren Regelungen.
Aktualisieren Sie die Rechnung.
Prüfen Sie, ob eine Rückerstattung erforderlich ist. (Rückerstattungen erfolgen nicht automatisch.)
Wenn eine Rückerstattung notwendig ist: Übergeben Sie den Vorgang spätestens nach der Bearbeitung an das Converia Pay-Team.
Senden Sie eine E-Mail an das Converia Pay-Team: [email protected].
Geben Sie in der E-Mail folgende Informationen an:
Veranstaltungsname
Rechnungs- und/oder Buchungsnummer
Falls die Buchung noch nicht selbstständig bearbeitet wurde:
Hinweis, zu welchen Konditionen storniert werden soll (aktuell gültige Stornogebühr wie in Converia konfiguriert vs. Kulanzfälle). Ansonsten werden die Gebühren entsprechend der im System hinterlegten Konfiguration angewendet.
Die genaue Erstattungssumme
Hinweis, ob Teilnehmer:innen die aktualisierten Buchungs- und Rechnungsdokumente bereits per Mail aus dem System erhalten haben, damit kein doppelter Mailversand erfolgt.
Nach Übergabe erhalten Veranstalter:innen/Organisator:innen eine Vorgangsnummer und können die Schritte im System nachverfolgen.
Beachten Sie: Die Erstattung erfolgt stets auf die Zahlungsart, von der ursprünglich die Zahlung eingegangen ist.
Hinweise
Prüfen Sie im Vertrag zur Zahlungsabwicklung mit Converia Pay, welche Kosten für Stornierung oder Umbuchung vereinbart sind.
In der Regel fallen Bearbeitungsgebühren an, sobald eine Rückerstattung notwendig wird.
Tipp: Wenn Sie eine Stornogebühr erheben, kalkulieren Sie diese so, dass entstehende Converia Pay Kosten (inkl. ggf. anfallender Steuern) abgedeckt sind.
FAQs
Wann muss ich das Converia Pay-Team einbinden?
Wenn eine Rückerstattung erforderlich ist, da Rückerstattungen nicht automatisch erfolgen.
Welche Informationen sind für die Übergabe erforderlich?
Veranstaltungsname, Rechnungs-/Buchungsnummer sowie je nach Fall Stornokonditionen, Erstattungssumme und Hinweis zum Dokumentenversand.