Überblick
Stornierungen und Umbuchungen können durch Veranstalter:innen/Organisator:innen selbst durchgeführt werden. Rückerstattungen werden nicht automatisch ausgelöst. Wenn eine Rückerstattung erforderlich ist, muss der Vorgang spätestens nach der Stornierung an das Converia Pay-Team übergeben werden, damit Ausschüttungen und Abrechnungen korrekt erfolgen.
Kosten für Stornierungen/Umbuchungen ergeben sich aus dem Vertrag zur Zahlungsabwicklung; Bearbeitungsgebühren fallen typischerweise an, sobald eine Rückerstattung notwendig wird.
Voraussetzungen
Converia Pay ist beauftragt/aktiv.
Zugriff auf das Converia Backoffice und die Bereiche
Verwaltung → Anmeldung → Buchungen
Verwaltung → Anmeldung → Rechnungen
Konfiguration / Vorgehen
Stornierungen/Umbuchungen bearbeiten und ggf. übergeben
Loggen Sie sich im Converia Backoffice ein.
Stornieren Sie die betroffenen Buchungsoptionen, Buchungen oder Rechnungen, entsprechend Ihrer geltenden Regelungen.
Aktualisieren Sie anschließend die Rechnung.
Prüfen Sie, ob eine Rückerstattung erforderlich ist.
Bitte beachten Sie: Rückerstattungen werden nicht automatisch durchgeführt.Falls eine Rückerstattung notwendig ist: Übergeben Sie den Vorgang nach der Bearbeitung an das Converia Pay-Team.
Erstellen sie ein Ticket vom Typ "Erstattung beantragen" über den Converia Messenger (verfügbar ab Converia 9.3).
Geben Sie alle relevanten Details an:
Beschreibung
Beschreiben Sie den aktuellen Sachverhalt bzw. den Vorgang.
Falls die Buchung noch nicht selbstständig bearbeitet wurde:
Buchungsnummer
Hinweis, zu welchen Konditionen storniert werden soll (aktuell gültige Stornogebühr wie in Converia konfiguriert vs. Kulanzfälle). Ansonsten werden die Gebühren entsprechend der im System hinterlegten Konfiguration angewendet.
Hinweis, ob Teilnehmer:innen die aktualisierten Buchungs- und Rechnungsdokumente bereits per Mail aus dem System erhalten haben, damit kein doppelter Mailversand erfolgt.
Veranstaltungsname
Rechnungsnummer
Erstattungssumme
Referenzcode
Nach Übergabe erhalten Sie als eine Vorgangsnummer und können die Schritte im System nachverfolgen.
Beachten Sie: Die Erstattung erfolgt stets auf die Zahlungsart, von der ursprünglich die Zahlung eingegangen ist.
Hinweise
Prüfen Sie im Vertrag zur Zahlungsabwicklung mit Converia Pay, welche Kosten für Stornierung oder Umbuchung vereinbart sind.
In der Regel fallen Bearbeitungsgebühren an, sobald eine Rückerstattung notwendig wird.
Tipp: Wenn Sie eine Stornogebühr erheben, kalkulieren Sie diese so, dass entstehende Converia Pay Kosten (inkl. ggf. anfallender Steuern) abgedeckt sind.
FAQs
Wann muss ich das Converia Pay-Team einbinden?
Wenn eine Rückerstattung erforderlich ist, da Rückerstattungen nicht automatisch erfolgen oder selbstständig durchgeführt werden können.
Welche Informationen sind für eine Rückerstattung erforderlich?
Veranstaltungsname, Rechnungsnummer, Erstattungssumme, Referenzcode, sowie je nach Fall Stornokonditionen und Hinweis zum Dokumentenversand.