Zum Hauptinhalt springen

Converia Classic

Converia Classic ist unsere etablierte Komplettlösung für wissenschaftliche Konferenzen, bei denen Programme aus eingereichten Beiträgen erstellt werden.

2 Autoren233 Artikel

Erste Schritte

Schneller Einstieg in Converia: Grundlagen, Navigation und erste Aufgaben

Systemüberblick: Backoffice-Struktur und EbenenDieser Artikel beschreibt die grundlegende Struktur des Converia-Backoffice mit den Top-Level-Bereichen Verwaltung, CMS, Konfiguration und Administration und ordnet typische Inhalte diesen Ebenen zu.
Eine neue Veranstaltung in Converia - ÜbersichtDieser Artikel bietet eine Schritt-für-Schritt-Orientierung, wie Sie eine neue Konferenz in Converia anlegen und die wichtigsten Grundeinstellungen sauber vorbereiten.
Neue Konferenz anlegen: Basisdaten, Sprachen und KopiervorlageDieser Artikel beschreibt, wie eine neue Konferenz (Veranstaltung) in Converia angelegt wird – inklusive Pflichtfeldern, Sprachen und optionaler Datenübernahme aus einer Vorlage oder Vorgängerkonferenz.
Grundeinstellungen nach dem Anlegen: Was Sie zentral konfigurieren solltenDieser Artikel beschreibt, welche zentralen Grundeinstellungen nach dem Anlegen der Konferenz empfohlen sind – und welche Bereiche Sie dabei typischerweise konfigurieren.
Konferenzdaten pflegen: Name, Ort, Land sowie Beginn und EndeSo pflegen Sie Konferenzname, Kurzbezeichnung, Veranstaltungszeitraum sowie Ort und Land zentral in den Grundeinstellungen.
Kontaktpersonen hinterlegen: Allgemein, Anmeldung sowie Beitragseinreichung/BewertungSo hinterlegen Sie zentrale Kontaktpersonen für unterschiedliche Bereiche (Allgemein, Anmeldung, Beitragseinreichung/Bewertung) und steuern die Anzeige der Kontaktbox im Frontend.
Konferenz-Branding und Sichtbarkeit einstellen: Header, Logos und Anzeige im FrontendSo laden Sie Headergrafiken und Logos hoch und steuern die Sichtbarkeit der Konferenz sowie bestimmter Elemente im Frontend.
Zentrale Formulareinstellungen zur Eingabe persönlicher Daten konfigurierenSo konfigurieren Sie zentrale, modulübergreifende Einstellungen für Formulare mit persönlichen Daten (z.B. Adresse, E-Mail, Firma/Institution).
Dashboard im Backoffice nutzen und zusätzliche Anmeldezahlen anzeigenDieser Artikel beschreibt das Dashboard im Backoffice, welche Informationen dort standardmäßig angezeigt werden und wie Sie zusätzliche Anmeldezahlen aus Antworten als eigene Kacheln einblenden.

Anmeldung & Angebote

Wie wird die Anmeldung konfiguriert und wie werden Angebote erstellt?

Die Anmeldung aktivierenDieser Artikel beschreibt, wie Sie die Teilnahmeanmeldung im Frontend aktivieren und vorab per Vorschau testen.
Checkliste vor Start der AnmeldungDieser Artikel beschreibt, welche Punkte Sie vor dem Start der Anmeldung anhand einer Testbuchung prüfen.
Link zur Anmeldeseite nach Anmeldestart teilenDieser Artikel beschreibt, wie Sie den Link zur Anmeldeseite im CMS öffnen, den Link aus der URL-Zeile kopieren und nach Anmeldestart an potenzielle Teilnehmende weitergeben oder auf externen Seiten platzieren.
Teilnehmendendaten im Anmeldeprozess abfragenDieser Artikel beschreibt, welche Möglichkeiten Sie haben, Teilnehmendendaten im Anmeldeprozess abzufragen, und wann welche Methode sinnvoll ist.
Standardformularfelder im Schritt „Persönliche Daten“Dieser Artikel beschreibt die vorhandenen Standardformularfelder im Schritt „Persönliche Daten“ und welche davon ausgeblendet oder als Pflichtfeld konfiguriert werden können.
Zusatzfelder für alle PersonenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Zusatzfelder im Schritt „Persönliche Daten“ für alle Teilnehmenden einbinden und wie die erhobenen Daten im Backoffice weiterverarbeitet werden.
Zusatzabfragen für bestimmte PersonenkreiseDieser Artikel beschreibt, wie Sie zielgruppenspezifische Abfragen über Fragen & Antworten innerhalb von Angebotspaketen einrichten und wie die Daten weiterverarbeitet werden.
Kostenfreie Veranstaltungen ohne RechnungenDieser Artikel beschreibt, wie Sie bei vollständig kostenfreien Veranstaltungen Rechnungen im Frontend unterdrücken und welche Auswirkungen das hat.
C3 (Login-Bereich) für Teilnehmende: Funktionen und Login-ModusDieser Artikel beschreibt, welche Funktionen Teilnehmende im C3 (Login-Bereich) nutzen können und wie Sie den Login-Modus für die Account-Erstellung in der Anmeldung konfigurieren.

Personendaten

Alles rund um Personen und deren Verwaltung in Converia

Personendaten – ÜbersichtSo finden Sie Personen, verstehen den Kontext „veranstaltungsbezogen“ vs. „konferenzunabhängig“ und vermeiden typische Datenfehler.
Personen anlegenDieser Artikel beschreibt, wie Sie in Converia einen Personendatensatz manuell anlegen und welche grundlegenden Punkte Sie dabei beachten sollten.
Personen verwaltenDieser Artikel beschreibt, wie Sie bestehende Personendatensätze in Converia öffnen, anpassen und in den verschiedenen Reitern verwalten.
Personen importierenSo importieren Sie Personendatensätze per CSV, vermeiden typische Fehler und entscheiden korrekt zwischen Import mit oder ohne Account.
Doppelte Personen finden und zusammenführenDieser Artikel beschreibt, wie Sie in Converia doppelte Personen erkennen, prüfen und zusammenführen. Er erläutert außerdem, wie Sie mit unklaren Fällen umgehen und welche Auswirkungen ein Dublettenabgleich auf bestehende Daten…
Sprache einer Person ändernSo prüfen und ändern Sie die Sprache eines Personendatensatzes und verstehen, wann sich die Sprache automatisch wieder verändert.
Einladungslink für importierte Personen ohne Account versendenDieser Artikel beschreibt, wie Sie importierten Personen ohne Anmeldename/Passwort einen personalisierten Einladungslink senden, damit diese selbst Zugangsdaten vergeben können.
Passwort-Zurücksetzen-Link per E-Mail sendenDieser Artikel beschreibt, wie Sie über das Backoffice einen Passwort-Zurücksetzen-Link an Personen versenden und welche Schritte Empfänger:innen durchführen.

Rechnungen & Zahlungen

Alles rund um Rechnungen und Zahlungen: Erstellung, Änderungen, Versionierung und Storno

Rechnung neu anlegenSo legen Sie im Backoffice eine neue Rechnung an und übertragen bei Bedarf bestehende Buchungen (z.B. zum Splitten von Gruppenbuchungen).
Rechnungsempfänger:in oder Rechnungsadresse ändernSo ändern Sie in einer Rechnung entweder die Rechnungsadresse oder den:die Rechnungsempfänger:in (Ansprechpartner:in).
Rechnungen aktualisieren (Bearbeitungsstatus & Versionen)Dieser Artikel erklärt, wann eine Rechnung in den Bearbeitungsstatus wechselt, wie Versionen entstehen und wie Sie Rechnungen korrekt aktualisieren.
Rechnungen stornieren (vollständiges Rechnungsstorno)Dieser Artikel beschreibt, wie Sie eine Rechnung im Backend stornieren und welche Punkte dabei zwingend zu beachten sind.
Rechnungs-Infomail zu einer Rechnung versendenDieser Artikel beschreibt, wie Sie eine Rechnungs-Infomail direkt aus den Rechnungsdetails an eine einzelne Rechnungskontaktpersonen versenden.
Rechnungsdokument einrichten: PDF, Texte und OptionenDieser Artikel beschreibt, wie Sie das Rechnungsdokument konfigurieren: Auswahl der PDF-Vorlage, Dokumentoptionen sowie Rechnungstexte inkl. Ersetzer.
Steuerhinweise auf Rechnungen konfigurierenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Steuerhinweise pro Leistungsart für Rechnungen konfigurieren und steuern, ob Standardsteuerhinweise ergänzt oder ersetzt werden.
Rechnungs-E-Mail konfigurierenDieser Artikel beschreibt, wie Sie die Rechnungs-E-Mail konfigurieren (Betreff, E-Mailtext und Ersetzer).
Storno-Entscheidungshilfe: Rechnung vs. Buchung vs. BuchungsoptionDieser Artikel hilft bei der Entscheidung, auf welcher Ebene Sie stornieren: Rechnung, Buchung oder einzelne Buchungsoption.

Beitragseinreichung

Einreichungsprozesse für Abstracts und Beiträge einrichten

Beitragseinreichung – ÜbersichtDieser Artikel gibt einen Überblick über die Einrichtung der Beitragseinreichung in Converia und verweist auf die passenden Detailartikel.
Beitragseinreichung konfigurieren: Allgemeine EinstellungenDieser Artikel beschreibt, wie Sie die grundlegenden Einstellungen der Beitragseinreichung konfigurieren (Abstract/Manuscript, Kontakt, Benachrichtigungen, Einschränkungen, Veröffentlichungshinweise).
Abstract-Einreichung konfigurierenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Zeitraum, Einreicheformat und optional die Präsentationseinreichung für Abstracts konfigurieren.
Einreichungstext im Frontend anpassenDieser Artikel beschreibt, wie Sie den Standardtext auf der ersten Seite der Beitragseinreichung durch einen eigenen Text ersetzen und dabei Ersetzer verwenden.
Themengebiete für Beiträge anlegenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Beitragsthemen (Ober- und Unterthemen) anlegen und welche Konfiguration notwendig ist, damit Themen im Frontend auswählbar sind.
Präsentationsformen verwaltenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Präsentationsformen anlegen/erweitern und die Farbdarstellung für den Konferenzplaner anpassen.
Beitragsstatistik anzeigenDieser Artikel beschreibt, wie Sie die Beitragsstatistik im Backoffice aufrufen, filtern und auswerten. Sie erhalten eine Übersicht über vollständig eingereichte Beiträge nach Hauptthemengebiet, Präsentationsform, Herkunft und weiteren Filterkriterien.

Beitragsimport

Anleitungen zum Import von Beiträgen, Sessions und beteiligten Personen – von der Vorlage bis zur Fehlerprüfung.

Beitragsimport: Überblick und Datenmodell (Persons – Sessions – Papers)Dieser Artikel beschreibt, welche Daten Sie mit dem Beitragsimport einspielen und wie die Tabellen Persons, Sessions und Papers miteinander verknüpft werden.
Beitragsimport durchführenDieser Artikel beschreibt, wie Sie die Importdatei auswählen und den Beitragsimport im Backoffice starten.
Beitragsimport: Importoptionen konfigurierenDieser Artikel beschreibt, welche Importoptionen es gibt und wie sich diese auf den Import (und die Verplanung) auswirken.
Beitragsimport: Pflichtfelder je TabellenblattDieser Artikel listet die Pflichtfelder pro Tabellenblatt der Importvorlage auf – inklusive zusätzlicher Pflichtfelder bei Verplanung.
Beitragsimport: Validierung, typische Fehler und EinschränkungenDieser Artikel beschreibt, welche Prüfungen vor dem Import erfolgen, welche typischen Fehler den Import stoppen und welche Einschränkungen der Beitragsimport hat.
Beitragsimport in Einzelschritten durchführenDieser Artikel beschreibt, wie Sie den Import getrennt für Persons, Sessions und Papers durchführen, um unterschiedliche Einstellungen je Schritt zu nutzen.
Beitragsimport: Importspalten-Referenz (Persons/Sessions/Papers)Dieser Artikel dient als Nachschlagewerk für alle Importspalten der Converia-Importvorlage in den Tabellenblättern Persons, Sessions und Papers. Die Spalten werden mit Bedeutung, Format und Pflichtstatus beschrieben.

Programm erstellen

Von Sessions bis Veröffentlichung: Programmaufbau im Konferenzplaner

Programm erstellen – ÜbersichtDieser Artikel gibt einen Überblick über die wichtigsten Inhalte zum Erstellen und Veröffentlichen eines Konferenzprogramms mit dem Konferenzplaner.
Konferenzplaner – Überblick & VoraussetzungenDieser Artikel beschreibt Zweck und Einordnung des Konferenzplaners sowie die Voraussetzungen für die Arbeit im Planer.
Konferenzplaner – Arbeiten im VSB: Funktionen, Entwürfe, VorschauDieser Artikel beschreibt die wichtigsten Funktionen im Visual Schedule Builder (VSB) sowie Regeln zur Zusammenarbeit, Entwürfen und Vorschau.
Konferenzplaner – Programm erstellen (Schritte 1–4)Dieser Artikel beschreibt die vier Schritte im Konferenzplaner, um ein Programm von der Struktur bis zu den verplanten Beiträgen aufzubauen.
Konferenzplaner – Virtual Venue: Regeln & BesonderheitenDieser Artikel beschreibt Regeln und typische Modellierungsentscheidungen im Konferenzplaner, wenn Sie Converia Virtual Venue (VV) einsetzen.
Konferenzplaner – Veröffentlichung, Cache und AuswirkungenDieser Artikel beschreibt die Veröffentlichung von Entwürfen sowie den Zusammenhang zwischen Veröffentlichung, Cache und sichtbaren Änderungen im Frontend.
Konferenzplan – Funktionen für TeilnehmendeDieser Artikel beschreibt, welche Funktionen Teilnehmenden im Konferenzplan zur Verfügung stehen
Posterliste konfigurierenDieser Artikel beschreibt, wie Sie die Posterliste im Konferenzplaner konfigurieren, um Posterbeiträge als einfache Liste darzustellen.
Posterliste im Frontend veröffentlichenDieser Artikel beschreibt, wie Sie die Posterliste im Frontend sichtbar machen, indem Sie sie im CMS als Seite anlegen und korrekt konfigurieren.
Posterliste – Hinweise und BesonderheitenDieser Artikel beschreibt typische Besonderheiten der Posterliste (Filter im Frontend, Sortierung, Zugriffsbeschränkung).
Einfaches Book of Abstracts erstellenDieser Artikel beschreibt, wie Sie aus einer gefilterten Beitragsliste per Excel-Export und Word-Seriendruck ein einfaches Book of Abstracts erstellen.

Export von Daten

Hier finden Sie Anleitungen zum Export von Daten aus verschiedenen Bereichen in Converia.

Export von Daten – ÜbersichtDieser Artikel beschreibt, welche Exportmöglichkeiten in Converia für Teilnehmenden-, Finanz-, Beitrags- und Bewertungsdaten zur Verfügung stehen und welcher Artikel zum jeweiligen Anwendungsfall passt.
Personendaten exportierenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Personendatensätze aus Converia exportieren.
Buchungen exportierenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Buchungsdaten aus Converia exportieren.
Rechnungen als Excel exportierenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Rechnungsdaten aus Converia als Excel-Datei exportieren.
Rechnungsversionen als PDF/ZIP exportierenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Rechnungen als PDF-Dokumente in einer ZIP-Datei exportieren.
Zahlungen exportierenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Zahlungsinformationen aus Converia exportieren.
Teilnahmebestätigungen exportierenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Teilnahmebestätigungen in Converia für einzelne Buchungen erstellen und bereitstellen.
Beiträge in Excel exportierenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Beitragsdaten als Standardexport in Excel aus Converia exportieren.
Erweiterter BeitragsexportDieser Artikel beschreibt, wie Sie Beiträge in Converia über die erweiterten Exportmöglichkeiten als XML-Datei oder als Dateiexport ausgeben.
Export der BewertungsergebnisseDieser Artikel beschreibt, wie Sie Bewertungsergebnisse aus Converia exportieren.
Gutachter:innen exportierenDieser Artikel beschreibt, wie Sie die Gutachter:innen mit Informationen zu den zugewiesenen Beiträgen und Themengebieten aus Converia exportieren.
Eingeladene Vorsitzende (Chair) und Referent:innen exportierenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Daten zu eingeladenen Vorsitzenden und Referent:innen aus Converia exportieren.
Erweiterte Statistik exportierenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Veranstaltungsdaten aus der Erweiterten Statistik exportieren.

Converia Pay (Zahlungsabwicklung via secupay AG)

Anleitungen und Hinweise zu Converia Pay mit secupay AG – von Vertragsstart bis Auszahlung.

Converia Pay: Einstieg & UmstiegDieser Artikel beschreibt, wie Sie als Veranstaltende von einer bisherigen Zahlungsabwicklung auf Converia Pay umsteigen – inkl. Vertragsweg, Identifizierung (KYC), Auszahlungen und wichtigen Hinweisen zu Datenschutz, Sicherheit und PayPal.
Converia Pay: Onboarding für Körperschaften des öffentlichen Rechts (KöR)Dieser Artikel beschreibt, wie Körperschaften des öffentlichen Rechts (KöR) die Zahlungsabwicklung über Converia Pay einrichten und die erforderliche Identifizierung (KYC) mit der secupay AG durchführen.
Converia Pay: Onboarding für GmbHDieser Artikel beschreibt, wie eine GmbH Converia Pay einrichtet und welche Unterlagen für Servicevereinbarung und KYC-Prozess mit der secupay AG erforderlich sind.
Converia Pay: Onboarding für eingetragenen Verein (e.V.)Dieser Artikel beschreibt, wie ein eingetragener Verein (e.V.) Converia Pay einrichtet und welche Unterlagen für den KYC-Prozess mit der secupay AG benötigt werden.
Converia Pay: Onboarding für GbRDieser Artikel beschreibt, wie eine GbR Converia Pay einrichtet und welche Unterlagen für den KYC-Prozess mit der secupay AG benötigt werden.
Converia Pay: Zahlungen vor OrtDieser Artikel beschreibt, wie Sie Zahlungen vor Ort abwickeln, wenn Ihre Veranstaltung den Ticketingservice von Converia Pay nutzt – inklusive bargeldloser Zahlungen und Barzahlungen.
Converia Pay: Zahlungsart Überweisung - BesonderheitenDieser Artikel beschreibt, welche Besonderheiten bei Zahlungen per Überweisung gelten, wenn Sie Converia Pay nutzen, und wie die eindeutige Verbuchung sichergestellt werden kann.
Converia Pay: Zahlungsarten und Ausschüttung der GelderDieser Artikel beschreibt, welche Zahlungsarten Converia Pay unterstützt und wie die monatliche Ausschüttung der eingegangenen Zahlungen über secupay funktioniert.
Converia Pay: Stornierungen und Umbuchungen – Ablauf und VerantwortlichkeitenDieser Artikel beschreibt, wie Veranstalter:innen/Organisator:innen Stornierungen und Umbuchungen bearbeiten, wann das Converia Pay-Team eingebunden werden muss, welche Kosten/Regeln gelten und wie Testbuchungen korrekt durchgeführt werden.
Converia Pay: Testbuchungen – Kennzeichnung, Storno und GebührenDieser Artikel beschreibt, wie Veranstalter:innen/Organisator:innen Testbuchungen in Converia Pay korrekt kennzeichnen, stornieren und wann trotz Test Gebühren entstehen können.
Converia Pay: Überweisung der Teilnahmegebühr an Veranstalter-IBAN (Fehlüberweisung)Dieser Artikel beschreibt das Vorgehen, wenn Teilnehmende ihre Teilnahmegebühr nicht an die auf der Rechnung angegebene IBAN (secupay) überwiesen haben, sondern fälschlicherweise an die IBAN des Veranstalters.
Converia Pay: Deaktivierung nach ProjektendeDieser Artikel beschreibt, wie lange Converia Pay nach dem Veranstaltungsdatum aktiv bleibt und wie Sie offene Zahlungen nach der Deaktivierung nachfordern.
Converia Pay: Auszahlung und steuerliche BetrachtungDieser Artikel beschreibt, wie Auszahlungen über secupay erfolgen und wie Sie die steuerliche Aufteilung der eingegangenen Zahlungen intern abbilden können.
Converia Pay: Ausschüttungsexporte einsehen und herunterladenDieser Artikel beschreibt, wie Sie in Converia Ausschüttungen aus secupay einsehen und die zugehörigen Ausschüttungsexporte herunterladen können.
Converia Pay: Zahlungsforderung durch secupayDieser Artikel beschreibt, warum secupay in Einzelfällen eine Zahlungsforderung an Sie stellt und wie Sie solche Forderungen möglichst vermeiden.
Converia Pay: secupay AG als Lieferant anlegenDieser Artikel beschreibt, welche Angaben für ein Lieferant:innen-Formular im Zusammenhang mit Converia Pay verwendet werden können und an wen Anfragen zu Lieferant:innen-Formularen zu richten sind.
Converia Pay: Kontakt – zuständige Ansprechpartner und KommunikationswegDieser Artikel beschreibt, wie Sie das Converia Pay-Team erreichen und warum Anfragen ausschließlich über dieses Team gestellt werden sollen.