Converia Classic
Converia Classic ist unsere etablierte Komplettlösung für wissenschaftliche Konferenzen, bei denen Programme aus eingereichten Beiträgen erstellt werden.
Erste Schritte
Schneller Einstieg in Converia: Grundlagen, Navigation und erste Aufgaben
Eine neue Veranstaltung in Converia - ÜbersichtDieser Artikel bietet eine Schritt-für-Schritt-Orientierung, wie Sie eine neue Konferenz in Converia anlegen und die wichtigsten Grundeinstellungen sauber vorbereiten.
Neue Konferenz anlegen: Basisdaten, Sprachen und KopiervorlageDieser Artikel beschreibt, wie eine neue Konferenz (Veranstaltung) in Converia angelegt wird – inklusive Pflichtfeldern, Sprachen und optionaler Datenübernahme aus einer Vorlage oder Vorgängerkonferenz.
Grundeinstellungen nach dem Anlegen: Was Sie zentral konfigurieren solltenDieser Artikel beschreibt, welche zentralen Grundeinstellungen nach dem Anlegen der Konferenz empfohlen sind – und welche Bereiche Sie dabei typischerweise konfigurieren.
Konferenzdaten pflegen: Name, Ort, Land sowie Beginn und EndeSo pflegen Sie Konferenzname, Kurzbezeichnung, Veranstaltungszeitraum sowie Ort und Land zentral in den Grundeinstellungen.
Konferenz-Branding und Sichtbarkeit einstellen: Header, Logos und Anzeige im FrontendSo laden Sie Headergrafiken und Logos hoch und steuern die Sichtbarkeit der Konferenz sowie bestimmter Elemente im Frontend.
Kontaktpersonen hinterlegen: Allgemein, Anmeldung sowie Beitragseinreichung/BewertungSo hinterlegen Sie zentrale Kontaktpersonen für unterschiedliche Bereiche (Allgemein, Anmeldung, Beitragseinreichung/Bewertung) und steuern die Anzeige der Kontaktbox im Frontend.
Zentrale Formulareinstellungen zur Eingabe persönlicher Daten konfigurierenSo konfigurieren Sie zentrale, modulübergreifende Einstellungen für Formulare mit persönlichen Daten (z.B. Adresse, E-Mail, Firma/Institution).
Personendaten
Alles rund um Personen und deren Verwaltung in Converia
Personen verwalten – ÜbersichtSo finden Sie Personen, verstehen den Kontext „veranstaltungsbezogen“ vs. „konferenzunabhängig“ und vermeiden typische Datenfehler.
Personen importierenSo importieren Sie Personendatensätze per CSV, vermeiden typische Fehler und entscheiden korrekt zwischen Import mit oder ohne Account.
Sprache einer Person ändernSo prüfen und ändern Sie die Sprache eines Personendatensatzes und verstehen, wann sich die Sprache automatisch wieder verändert.
Teilnahme & Buchungen
Teilnehmende und Buchungen in Converia verwalten
Teilnahme & Buchungen – ÜbersichtDieser Artikel erklärt, wie Personen, Teilnehmende, Buchungen, Rechnungen und Buchungsoptionen in Converia zusammenhängen – inklusive der wichtigsten Status und Bearbeitungsschritte.
Unterschied Teilnehmende & PersonenDieser Artikel erklärt den Unterschied zwischen Personen (Personendatenbank) und Teilnehmenden (gültige Buchung) – und was bei Stornierungen passiert.
Rechnungen
Alles rund um Rechnungen: Erstellung, Änderungen, Versionierung und Storno
Rechnung neu anlegenSo legen Sie im Backoffice eine neue Rechnung an und übertragen bei Bedarf bestehende Buchungen (z.B. zum Splitten von Gruppenbuchungen).
Rechnungsempfänger:in oder Rechnungsadresse ändernSo ändern Sie in einer Rechnung entweder die Rechnungsadresse oder den:die Rechnungsempfänger:in (Ansprechpartner:in).
Rechnungen aktualisieren (Bearbeitungsstatus & Versionen)Dieser Artikel erklärt, wann eine Rechnung in den Bearbeitungsstatus wechselt, wie Versionen entstehen und wie Sie Rechnungen korrekt aktualisieren.
Storno-Entscheidungshilfe: Rechnung vs. Buchung vs. BuchungsoptionDieser Artikel hilft bei der Entscheidung, auf welcher Ebene Sie stornieren: Rechnung, Buchung oder einzelne Buchungsoption.
Zahlung manuell erfassen und an Rechnung hinterlegenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Zahlungen in Converia manuell an einer Rechnung erfassen, wenn diese nicht automatisch über einen Zahlungsweg in Converia verbucht werden.
Anmeldung & Angebote
Wie wird die Anmeldung konfiguriert und wie werden Angebote erstellt?
Gutscheine (Voucher)
Gutscheincodes in Converia
Gutscheine (Voucher) – ÜbersichtDieser Artikel beschreibt, wofür Gutscheine (Voucher) in Converia eingesetzt werden und welche Schritte für Einrichtung und Nutzung erforderlich sind.
Gutscheinarten konfigurierenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Gutscheinarten anlegen und konfigurieren, damit anschließend Gutscheincodes erstellt oder per E-Mail generiert/versendet werden können.
Gutscheincodes erstellen und verwaltenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Gutscheincodes erstellen, filtern und bearbeiten – inklusive Direkteinstiegslink zur Anmeldung.
Check-In vor Ort
Alles zu den Möglichkeiten den Check-In mit Converia durchzuführen
Check-In vor Ort - ÜbersichtDieser Artikel gibt einen Überblick, wie Teilnehmende vor Ort in Converia eingecheckt werden – manuell oder per Scanner – und welche Informationen dabei angezeigt werden.
Check-In-Listen vorbereitenDieser Artikel beschreibt, wie Check-In-Listen ausgewählt, verwaltet und konfiguriert werden – inklusive Bedingungen und Listenoptionen.
Check-In durchführen (inkl. Zahlung/Nachweis prüfen)Dieser Artikel beschreibt den operativen Ablauf am Counter: Person finden, Status prüfen, Check-In/Check-Out durchführen und typische Sonderfälle (offene Zahlung, Nachweis, ungültige Buchung) bearbeiten.
Scanner für den Vor-Ort-Einsatz konfigurierenDieser Artikel beschreibt empfohlene Scanner, Minimalanforderungen und die geprüfte Konfiguration für den Honeywell Voyager 1400g inklusive Funktionstest.
Self-Service Check-In einrichtenDieser Artikel beschreibt Anforderungen, Installation/Test des Converia Print-Adapters sowie die Konfiguration der Self-Service-App inkl. Scanner-Empfehlungen und Troubleshooting.
Webseite und Inhalte (CMS)
Anleitungen zur Pflege ihrer Converia-Webseite: Artikel, Seitenstruktur, Medien und strukturierte Daten.
CMS – ÜbersichtDieser Artikel erklärt die Grundlogik des Converia CMS und wie Inhalte und Navigation zusammenhängen.
Referenten- und Sponsorenseiten (Strukturierte Daten)Dieser Artikel zeigt, wie strukturierte Daten (z.B. Sponsor:innen- oder Referent:innenlisten) angelegt, gepflegt und in Seiten eingebunden werden.
Medien hochladen und verwaltenDieser Artikel erklärt, wie Dateien im Medienbrowser organisiert, hochgeladen, gelöscht und als URL genutzt werden.
BarrierefreiheitDieser Artikel beschreibt, welche Schritte für barrierefreie Inhalte erforderlich sind und wie die Barrierefreiheitserklärung in Converia hinterlegt wird.
Namensschilder (Badges)
Namensschilder in Converia konfigurieren und verwenden
Badges – ÜbersichtIn diesem Artikel erhalten Sie einen Überblick, wie Sie Namensschilder (Badges) in Converia vorbereiten, zuweisen und als PDF drucken.
Badge-FormateIn diesem Artikel finden Sie die verfügbaren Badge-Formate in Converia sowie die Anforderungen an Header- und Footer-Grafiken für Converia Standard-Badges.
Badge-Gruppen anlegenIn diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Badge-Gruppen erstellen, Inhalte auf dem Badge definieren und Bedingungen für die automatische Zuweisung konfigurieren.
Badge-Gruppen zuweisenIn diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Badge-Gruppen automatisch oder manuell zuweisen und wie Sie die Zuweisung kontrollieren.
Badges druckenIn diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Badges in Converia als PDF ausgeben (massenhaft oder einzeln) und wie Sie Druckprobleme bei Standard-Badge-Papier reduzieren.
Kommunikation & Dokumente
Hier finden Sie alle Anleitungen, um Dokumente und E-Mail-Vorlagen in Converia zu konfigurieren und den Versand (automatisch oder manuell) zuverlässig zu steuern.
Kommunikation & Dokumente – ÜbersichtDieser Artikel gibt einen Überblick über die Dokument- und E-Mail-Themen in Converia und verweist auf die passenden Detailartikel.
E-Mail-Versand in Converia: GrundlagenDieser Artikel beschreibt, welche E-Mail-Versandarten es in Converia gibt, wo Sie versendete E-Mails finden und was Sie bei Versandproblemen prüfen sollten.
E-Mail im Backend verfassen und versendenDieser Artikel beschreibt, wie Sie im Backend eine E-Mail erstellen, Empfänger:innen auswählen, eine Vorschau prüfen, Anhänge hinzufügen und den Versand planen oder sofort starten.
Gutscheincodes per E-Mail versendenDieser Artikel beschreibt, wie Sie über das E-Mail-Modul individuelle Gutscheincodes erzeugen und per E-Mail an Empfänger:innen versenden.
Passwort-Zurücksetzen-Link per E-Mail sendenDieser Artikel beschreibt, wie Sie über das Backend einen Passwort-Zurücksetzen-Link an Teilnehmende versenden und welche Schritte Empfänger:innen durchführen.
Link zur Teilnahmebestätigung per E-Mail versendenDieser Artikel beschreibt, wie Sie einen individualisierten Link zur Teilnahmebestätigung an ausgewählte Teilnehmenden-Gruppen versenden – mit oder ohne Nutzung von Check-In-Listen.
Einladungslink für importierte Personen ohne Account versendenDieser Artikel beschreibt, wie Sie importierten Personen ohne Anmeldename/Passwort einen personalisierten Einladungslink senden, damit diese selbst Zugangsdaten vergeben können.
Buchungs-Infomail aus der Buchungsliste sendenDieser Artikel beschreibt, wie Sie aus der Buchungsliste eine Infomail an einzelne oder mehrere Buchungen senden – inkl. individueller Links zur Buchungsbestätigung und zu Rechnungsdokumenten.
Beitragseinreichung
Einreichungsprozesse für Abstracts und Beiträge einrichten
Beitragseinreichung – ÜbersichtDieser Artikel gibt einen Überblick über die Einrichtung der Beitragseinreichung in Converia und verweist auf die passenden Detailartikel.
Beitragseinreichung konfigurieren: Allgemeine EinstellungenDieser Artikel beschreibt, wie Sie die grundlegenden Einstellungen der Beitragseinreichung konfigurieren (Abstract/Manuscript, Kontakt, Benachrichtigungen, Einschränkungen, Veröffentlichungshinweise).
Abstract-Einreichung konfigurierenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Zeitraum, Einreicheformat und optional die Präsentationseinreichung für Abstracts konfigurieren.
Einreichungstext im Frontend anpassenDieser Artikel beschreibt, wie Sie den Standardtext auf der ersten Seite der Beitragseinreichung durch einen eigenen Text ersetzen und dabei Ersetzer verwenden.
Themengebiete für Beiträge anlegenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Beitragsthemen (Ober- und Unterthemen) anlegen und welche Konfiguration notwendig ist, damit Themen im Frontend auswählbar sind.
Präsentationsformen verwaltenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Präsentationsformen anlegen/erweitern und die Farbdarstellung für den Konferenzplaner anpassen.
Beitragsbewertung
Bewertung einrichten, Gutachter:innen verwalten und Ergebnisse finalisieren
Beitragsbewertung – ÜbersichtDieser Artikel beschreibt den Prozess der Beitragsbewertung in Converia und zeigt, welche Konfigurationsschritte dafür erforderlich sind.
Beitragsbewertung aktivieren und Fristen festlegenDieser Artikel beschreibt, wie Sie die Beitragsbewertung aktivieren, den Bewertungszeitraum festlegen und wichtige Voraussetzungen (Kontaktperson, E-Mail-Vorlagen, Verantwortlichkeiten) prüfen.
Bewertungskriterien definierenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Bewertungskriterien im Backend konfigurieren (Kriteriengruppen, Kriterientypen, Pflichtlogik, Antworten/Effekte).
Gutachter:innen anlegen und Themengebiete zuweisenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Gutachter:innen in Converia anlegen (manuell oder per Import) und Themengebiete zuweisen.
Beiträge Gutachter:innen zuweisenDieser Artikel beschreibt, wie Sie Beiträge Gutachter:innen automatisch (themenbasiert) oder manuell zuweisen und wie Sie typische Zuweisungslücken beheben.
Arbeitsabläufe im BeitragsmanagementDieser Artikel beschreibt, wie Sie Beiträge in Arbeitsabläufen zwischen Phasen verschieben, E-Mails beim Start der Gutachter:innen-Bewertung steuern und Beiträge nach finaler Bewertung finalisieren.