Überblick
Converia nutzt Kontaktdaten in unterschiedlichen Bereichen und für verschiedene Zwecke, z.B. in der Kontaktbox auf der Webseite, auf Dokumenten oder für den Einreichungs- und Bewertungsprozess. Sie können je Bereich unterschiedliche Ansprechpersonen hinterlegen oder dieselbe Person mehrfach verwenden.
Voraussetzungen
Zugriff auf Konfiguration → Grundeinstellungen → Konfiguration
Bestehende Personendatensätze (oder Zugriff auf Verwaltung → Personen, um neue Personen anzulegen).
Ggf. Zugriff auf CMS → Navigation → Seitenstruktur (um Layout für Anzeige der Kontaktbox anzupassen)
Konfiguration / Vorgehen
Allgemeine Kontaktperson
Navigieren Sie zu Konfiguration → Grundeinstellungen → Konfiguration → Generelle Einstellungen.
Klicken Sie am Feld "Kontaktperson" auf das Personen-Icon.
Wählen Sie im Personenbrowser einen Datensatz aus und übernehmen Sie ihn mit dem blauen Pfeil.
Wenn kein passender Datensatz vorhanden ist, klicken Sie auf Person hinzufügen, legen Sie den Datensatz an und übernehmen Sie ihn über Auswählen.
Tipp: Markieren Sie den Personendatensatz als „nicht abgleichbar“, damit er nicht bei Dublettenabgleichen herangezogen und ungewollt verändert wird.
Verwendung:
Kontaktbox im Frontend
Automatische Systemmails (z.B. Passwort anfordern/vergessen)
Anzeige in der Kontaktbox:
In der Kontaktbox werden (falls vorhanden) u.a. Titel, Name, Tätigkeit, Firma, Adresse, Telefon/Fax, E-Mail und Website angezeigt.
Anzeige der Mailadresse in der Kontaktbox:
Die Option Anzeige Kontakt-E-Mail-Adresse finden Sie in den generellen Einstellungen. Mögliche Varianten:
E-Mail-Adresse ausblenden
E-Mail-Adresse spamgeschützt anzeigen (unverlinkt, z.B. „info [at] …“)
E-Mail-Adresse komplett und verlinkt anzeigen (ebenfalls spamgeschützt)
Kontaktbox ein- oder ausblenden (Startseite und weitere Seiten):
Öffnen Sie die Seite in CMS → Navigation → Seitenstruktur zur Bearbeitung.
Wechseln Sie im Tab Allgemein das Seitentemplate.
Mit Kontaktbox: Frontend3Columns
Ohne Kontaktbox: Frontend2Columns oder Frontend1Column
Hinweis: Inhalte aus Artikeln gehen durch den Template-Wechsel nicht verloren.
Kontaktperson für die Anmeldung (Registration Kontakt)
Navigieren Sie zu Konfiguration → Anmeldung → Konfiguration → Generelle Einstellungen.
Hinterlegen Sie einen Kontakt über das Personen-Icon (wie oben beschrieben).
Verwenden Sie einen separaten Kontakt, wenn sich die Ansprechperson von der allgemeinen Kontaktperson unterscheidet.
Verwendung:
Buchungsbestätigung (Dokument und Mail)
Rechnung (Dokument und Mail)
Mailvorlagen für den manuellen Versand von Infomails aus der Teilnehmenden-Verwaltung
Mailadresse als Absenderadresse:
Die Mailadresse des Registration Kontakts ist die Absenderadresse für Mails aus Anmeldung und Teilnehmenden-Verwaltung.
Zusätzlich wird an diese Adresse eine Kopie von Mails verschickt, die im Rahmen der Teilnehmenden-Anmeldung versendet werden.
Hinweis: Der in PDF-Vorlagen ausgegebene Ort bezieht sich auf den Ort des korrespondierenden Kontakts (z.B. Rechnung → Registration Kontakt).
Kontaktperson für Beitragseinreichung und -bewertung
Navigieren Sie zu Konfiguration → Beitragseinreichung → Konfiguration → Allgemeine Einstellungen.
Hinterlegen Sie jeweils einen Kontakt für Beitragseinreichung und für Bewertung.
Wenn die Ansprechperson identisch ist, hinterlegen Sie dieselbe Person in beiden Feldern.
Wenn kein Datensatz vorhanden ist, legen Sie diesen über Person hinzufügen an.
Tipp: Markieren Sie auch hier den Personendatensatz als „nicht abgleichbar“, um ungewollte Änderungen durch Dublettenabgleiche zu vermeiden.
FAQs
Muss jede Kontaktperson eine natürliche Person sein?
Nein. Der allgemeine Kontakt kann z.B. auch ein Gremium oder Funktionspostfach abbilden.