Überblick

In Converia können Sie für verschiedene Bereiche unterschiedliche Kontaktpersonen festlegen. Diese Kontakte werden je nach Konfiguration z.B. in der Kontaktbox im Frontend, in Systemmails, auf Dokumenten sowie im Einreichungs- und Bewertungsprozess verwendet.

Sie können für mehrere Bereiche dieselbe Person hinterlegen oder je Bereich eigene Ansprechpersonen verwenden. Voraussetzung ist, dass ein passender Personendatensatz vorhanden ist oder neu angelegt wird.

Voraussetzungen

Zugriff auf Konfiguration → Grundeinstellungen → Konfiguration
Für den Anmeldebereich zusätzlich Zugriff auf Konfiguration → Anmeldung → Konfiguration
Für Beitragseinreichung und Bewertung zusätzlich Zugriff auf Konfiguration → Beitragseinreichung → Konfiguration
Bestehende Personendatensätze oder Zugriff auf Verwaltung → Personen
Für die Steuerung der Kontaktbox im Frontend ggf. Zugriff auf CMS → Navigation → Seitenstruktur

Konfiguration / Vorgehen

Allgemeine Kontaktperson hinterlegen

Öffnen Sie Konfiguration → Grundeinstellungen → Konfiguration → Generelle Einstellungen.
Klicken Sie am Feld Kontaktperson auf das Personen-Icon.
Wählen Sie im Personenbrowser den gewünschten Datensatz aus.
Übernehmen Sie den Datensatz mit dem blauen Pfeil.
Falls kein passender Datensatz vorhanden ist:
- Klicken Sie auf Person hinzufügen.
- Legen Sie den Personendatensatz an.
- Übernehmen Sie die Person über Auswählen am Ende der Seite.

Tipp: Markieren Sie den Personendatensatz als „nicht abgleichbar“, damit er bei Dublettenabgleichen nicht ungewollt verändert wird.

Verwendung der allgemeinen Kontaktperson

Die allgemeine Kontaktperson wird u.a. in folgenden Bereichen verwendet:

in der Kontaktbox im Frontend
in automatischen Systemmails, z.B. bei Passwort anfordern oder Passwort vergessen

Wenn die entsprechenden Daten im Personendatensatz gepflegt sind, können in der Kontaktbox u.a. folgende Angaben angezeigt werden:

Titel
Name
Tätigkeit
Firma
Adresse
Telefon/Fax
E-Mail
Website

Anzeige der E-Mailadresse in der Kontaktbox steuern

Öffnen Sie Konfiguration → Grundeinstellungen → Konfiguration → Generelle Einstellungen.
Suchen Sie die Option Anzeige Kontakt-E-Mail-Adresse.
Wählen Sie die gewünschte Darstellungsform aus.

Folgende Varianten stehen zur Verfügung:

E-Mail-Adresse ausblenden
E-Mail-Adresse spamgeschützt anzeigen (unverlinkt, z.B. „info [at] …“)
E-Mail-Adresse komplett und verlinkt anzeigen (ebenfalls spamgeschützt)

Kontaktbox im Frontend ein- oder ausblenden (Startseite und weitere Seiten)

Die systemseitige Kontaktbox wird auf Seiten mit einem 3-spaltigen Seitentemplate angezeigt. Über das verwendete Seitentemplate können Sie steuern, ob die Kontaktbox eingeblendet oder ausgeblendet wird.

Öffnen Sie CMS → Navigation → Seitenstruktur.
Bearbeiten Sie die gewünschte Seite.
Wechseln Sie in den Tab „Allgemein“.
Wählen Sie das gewünschte Seitentemplate aus.

Verfügbare Seitentemplates:

Mit Kontaktbox: Frontend3Columns
Ohne Kontaktbox: Frontend2Columns oder Frontend1Column

Hinweis: Inhalte aus Artikeln gehen durch den Wechsel des Seitentemplates nicht verloren.

Kontaktperson für die Anmeldung (Registration Kontakt)

Öffnen Sie Konfiguration → Anmeldung → Konfiguration → Generelle Einstellungen.
Hinterlegen Sie über das Personen-Icon den gewünschten Kontakt.
Verwenden Sie einen separaten Kontakt, wenn sich diese Ansprechperson von der allgemeinen Kontaktperson unterscheidet.

Verwendung der Kontaktperson für die Anmeldung

Der hinterlegte Registration Kontakt wird u.a. in folgenden Bereichen verwendet:

Buchungsbestätigung als Dokument und per E-Mail
Rechnung als Dokument und per E-Mail
Mailvorlagen für den manuellen Versand von Infomails aus der Teilnehmenden-Verwaltung

Zusätzlich gilt Folgendes:

Die E-Mail-Adresse des Registration Kontakts ist die Absenderadresse für Mails aus Anmeldung und Teilnehmenden-Verwaltung.
An diese E-Mail-Adresse wird zusätzlich eine Kopie der Mails verschickt, die im Rahmen der Teilnehmenden-Anmeldung versendet werden.

Hinweis: Der in PDF-Vorlagen ausgegebene Ort bezieht sich auf den Ort des jeweils zugeordneten Kontakts, z.B. bei Rechnungen auf den Ort des Registration Kontakts.

Registration-Kontakt-Daten in Mailvorlagen

Kontaktperson für Beitragseinreichung und -bewertung

Öffnen Sie Konfiguration → Beitragseinreichung → Konfiguration → Allgemeine Einstellungen.
Hinterlegen Sie jeweils einen Kontakt für Beitragseinreichung und Bewertung.
Verwenden Sie dieselbe Person in beiden Feldern, wenn die Zuständigkeit identisch ist.
Falls kein passender Datensatz vorhanden ist, klicken Sie auf Person hinzufügen.
Legen Sie den Personendatensatz an und übernehmen Sie ihn anschließend.

Tipp: Markieren Sie auch diese Personendatensätze als „nicht abgleichbar“, um ungewollte Änderungen durch Dublettenabgleiche zu vermeiden.

Hinweise

Dieselbe Person kann in mehreren Kontaktfeldern verwendet werden.
Unterschiedliche Bereiche können mit unterschiedlichen Kontaktpersonen konfiguriert werden.
Die Anzeige der allgemeinen Kontaktbox im Frontend wird über das Seitentemplate der jeweiligen Seite gesteuert.