Überblick

In Converia werden Zahlungen je nach Zahlungsweg unterschiedlich verarbeitet:

Bei Überweisung oder Kreditkartenzahlung über unterstützte Zahlungsanbieter werden Zahlungen automatisch im System hinterlegt.
Der hier beschriebene Ablauf ist für Fälle gedacht, in denen Sie eine Zahlung manuell erfassen müssen (z.B. vor Ort oder externe Zahlungen außerhalb eines angebundenen Zahlungsanbieters).

Voraussetzungen

Zugriff Verwaltung → Anmeldung → Rechungen
Die betroffene Rechnung ist bereits vorhanden.
ConveriaPay-Kund:innen: Die Funktion Zahlungen hinterlegen ist standardmäßig deaktiviert und muss vor der Nutzung freigeschaltet werden.

Hinweis: Wenn Sie als ConveriaPay-Kund:in vor Ort Zahlungen oder andere externe Zahlungen im System verbuchen möchten, muss die Funktion durch das Converia Customer Experience-Team freigeschaltet werden (Anpassung der Nutzer:innenrechte im Rechtemanagement).

Konfiguration / Vorgehen

Navigieren Sie zu Verwaltung → Anmeldung → Rechnungen.
Öffnen Sie die betroffene Rechnung über das Stift-Icon.
Wechseln Sie zum Reiter Zahlungen.
Fügen Sie im Abschnitt Zahlungen einen Eintrag hinzu.
Wählen Sie den Betrag (der offene Betrag ist bereits vorausgefüllt).
Optional: Hinterlegen Sie eine externe Referenz.
Wählen Sie die Zahlungsart (vorausgewählt ist die Zahlungsart, die in der Anmeldung gewählt wurde).
Passen Sie ggf. Datum und Datum des Zahlungseingangs an.
Optional: Versenden Sie eine Zahlungsbestätigung.
Klicken Sie auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen.

Hinweise

Zahlungsbestätigung: Wird nur versendet, wenn Sie beim Erfassen der Zahlung die Checkbox Mail beim Speichern aktiv auswählen.
Buchungsbestätigung (automatischer Versand): Die Buchungsbestätigung wird bei Abschluss des Prozess automatisch an die teilnehmende Person versendet, wenn in der Konfiguration festgelegt wurde, dass die Buchungsbestätigung nur bei bezahlter Rechnung generiert wird.
- Pfad: Konfiguration → Anmeldung → Konfiguration (Reiter Buchungsbestätigung)

FAQs

Ich sehe den Reiter „Zahlungen“ nicht oder kann keine Zahlung hinzufügen. Woran liegt das?

Häufig fehlen die erforderlichen Rechte. Bei ConveriaPay-Kund:innen ist die Funktion zudem standardmäßig deaktiviert und muss durch das Converia Customer Experience-Team im Rechtemanagement freigeschaltet werden.

Wird automatisch eine Zahlungsbestätigung versendet?

Nein. Eine Zahlungsbestätigung wird nur versendet, wenn Sie dies beim Hinterlegen der Zahlung aktiv auswählen.

Wann wird die Buchungsbestätigung automatisch versendet?

Wenn unter Konfiguration → Anmeldung → Konfiguration im Reiter Buchungsbestätigung eingestellt ist, dass die Buchungsbestätigung nur bei bezahlter Rechnung generiert wird, wird sie beim Abschluss (nach dem Verbuchen der Zahlung) automatisch an die teilnehmende Person versendet.