Überblick
Im Backend erstellen Sie E-Mails über das E-Mail-Modul. E-Mails werden in Ordnern innerhalb der Konferenz abgelegt und können vor dem Versand bearbeitet werden.
Für personalisierte Inhalte stehen Ersetzer zur Verfügung, die im Text als #:Ersetzung:# eingesetzt werden.
Voraussetzungen
Zugriff auf die Konferenz im Backend
Zugriff auf Verwaltung → E-Mail-Versand → E-Mails versenden
Konfiguration / Vorgehen
Öffnen Sie Verwaltung → E-Mail-Versand → E-Mails versenden.
Klicken Sie auf Neue E-Mail.
Füllen Sie die Pflichtangaben aus: E-Mail-Sprache, Absendername, E-Mail-Adresse.
Verfassen Sie Betreff und Text. Nutzen Sie bei Bedarf Ersetzer (Klick auf einen Ersetzer fügt ihn als
#:Ersetzung:#ein).Optional: Verfassen Sie eine HTML-E-Mail.
Aktivieren Sie HTML-E-Mail (öffnet den HTML-Editor).
Nutzen Sie bei Bedarf HTML-E-Mail RAW, wenn Sie HTML-Rohcode einsetzen möchten.
Hinweis: HTML-Mails können Empfangsprobleme verursachen; senden Sie idealerweise zusätzlich eine Textversion.
Speichern Sie die E-Mail. Danach stehen weitere Reiter zur Verfügung.
Wechseln Sie in den Reiter Empfänger:in und wählen Sie Empfänger:innen aus der Personenliste aus (Filter über Erweiterte Suche möglich).
Wechseln Sie in den Reiter Vorschau und prüfen Sie den Inhalt aus Sicht einzelner Empfänger:innen (Ersetzer werden durch echte Daten ersetzt).
Hinweis: Gutscheincodes werden erst beim Versand generiert und erscheinen bis dahin in der Vorschau als
****.
Optional: Fügen Sie Anhänge hinzu.
Wählen Sie die Datei im Medienbrowser.
Klicken Sie auf Datei hinzufügen.
Entfernen Sie Anhänge bei Bedarf vor dem finalen Versand über X.
Starten Sie den Versand.
Öffnen Sie den Reiter Versand starten.
Wählen Sie eine Startzeit über das Kalendersteuerelement.
Klicken Sie auf Startzeit E-Mail-Versand speichern.
Wenn keine Startzeit gesetzt wird, wird sofort versendet.
Hinweise
Bei Massenmailings ist eine geplante Startzeit in der Zukunft sinnvoll (Korrekturen nach Finalisierung, bessere Versandsteuerung/Zeitzonen).
Große Anhänge können blockiert werden (z.B. komprimieren oder alternative Bereitstellung nutzen).
Falls Sie HTML verwenden: Sie sollten zusätzlich eine reine Textversion einplanen (Zustellbarkeit).