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Check-In-Listen anlegen & konfigurieren

Der Artikel beschreibt die Funktion und Einrichtung von Check-In-Listen in Converia. Er zeigt, wie Listen angelegt, benannt und für Teilnahmebestätigungen genutzt werden und wie Bedingungen wie Zahlung, Antwort oder Nachweis konfiguriert werden können.

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Verfasst von André Tripp
Vor über 2 Wochen aktualisiert

Konfiguration -> Grundeinstellungen -> Konfiguration -> Reiter: Check-In

Voraussetzungen

  • Backoffice-Zugang

  • Administrationsberechtigungen
    In der Regel verfügen nur Rahmenvertragskund:innen darüber.
    Express-Kund:innen wenden sich bitte an [email protected].

Allgemein

Check‑in‑Listen ermöglichen es, Teilnehmende anhand definierter Bedingungen (z.B. "bezahlt", "Nachweis erbracht", "gebuchte Antwort/Angebot") zu filtern und visuell - per Farbcodierung - darzustellen. Dadurch erkennt das Einlasspersonal sofort, ob ein Check‑in zulässig ist.

Es können mehrere, unterschiedliche Listen erstellt werden (z.B. für Räume oder Programmpunkte), um unberechtigten Zutritt zu verhindern, wenn notwendige Voraussetzungen fehlen.

Check‑in‑Listen dienen außerdem als Datengrundlage für:

  • automatische Teilnahmebestätigungen

  • Self‑Service‑Stationen

Mit dem Anlegen einer neuen Veranstaltung in Converia wird bereits eine Check-In-Liste "Standard" angelegt. Diese kann ohne weitere Konfiguration genutzt werden, um Teilnehmende für diese Veranstaltung einzuchecken.

Konfiguration

Check-In-Liste hinzufügen

  1. Navigiere zu Konfiguration -> Grundeinstellungen -> Konfiguration.

  2. Öffne den Reiter: Check-In.

  3. Klicke auf "Liste hinzufügen".

  4. Fülle folgende Felder aus:

    • Name: Interner Name der Liste (wird nicht öffentlich ausgegeben)

    • Credits: aktuell ohne Funktion

    • Beschreibung Teilnahmebestätigung:
      Optionale Beschreibung, die auf der Teilnahmebestätigung erscheinen soll

      • pro Sprache konfigurierbar

      • HTML-Formatierung möglich (z.B. Fett, Zeilenumbrüche)

  5. Klicke Speichern.

Bedingungen

Wähle eine oder mehrere Bedingungen aus, die für diese Check-In-Liste gelten sollen:

  • Antwort
    Check-In ist nur möglich, wenn das mit der ausgewählten Antwort verknüpfte Angebotspaket Teil der Buchung ist.

  • Bezahlt
    Check-In ist nur möglich, wenn die vollständige Zahlung erfolgt ist.
    ​(Die Dropdown-Auswahl "Antwort" kann in diesem Fall ignoriert werden.)

  • Nachweis erbracht
    Check-In ist nur möglich, wenn der ggf. erforderliche Nachweis erbracht wurde. (Die Dropdown-Auswahl "Antwort" kann auch hier ignoriert werden.)

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