Überblick

Mit Converia Classic Version 10 werden die ab dem 1.1.27 gültigen gesetzlichen Anforderungen an Rechnungsstellung umgesetzt. Damit diese Umstellung möglichst nahtlos ist, steht Ihnen mit Version 9.5 ein Migrationsassistent zur Verfügung, mit dem Sie Ihre Veranstaltungen auf diese Änderung vorbereiten können.

Schließen Sie die Vorbereitung möglichst bis zum 25. November 2026 ab, damit Sie nach der Umstellung auf Version 10 weiterhin Rechnungen an Geschäftskunden mit Nettopreisen ausstellen können.

Die Vorbereitung besteht aus drei Schritten:

Passenden Rechnungsmodus auswählen.
Angaben zum Rechnungssteller hinterlegen.
Steuerliche Zuordnung der Leistungsarten prüfen.

Die Einstellungen werden für jede Veranstaltung einzeln vorgenommen.

Wichtig: Wenn Sie eine Veranstaltung nicht vorbereiten, wird diese mit Version 10 zunächst im bisherigen Rechnungsmodus (Legacy-Modus) weitergeführt. Im Legacy Modussind nur einfache Bruttorechnungen im bisherigen PDF-Format möglich. Der Geschäftskundenmodus mit Nettopreisen steht dann nicht zur Verfügung.

Voraussetzungen

Sie verwenden Converia Classic ab Version 9.5. Das Update wird ab dem 9. November 2026 schrittweise bereitgestellt.
Sie haben Zugang zum Backoffice Ihrer Veranstaltung.
Sie kennen die Angaben des Rechnungsstellers und wissen, ob Ihre Veranstaltung Rechnungen an Unternehmen, Privatpersonen oder beide Zielgruppen ausstellt.

Den Migrationsassistenten erreichen Sie über das Veranstaltungs-Dashboard. Dort erscheint der Hinweis „Einführung der E-Rechnung vorbereiten“ mit dem Link „Rechnungseinstellungen vorbereiten“.

Konfiguration / Vorgehen

1. Rechnungsmodus auswählen

Legen Sie zunächst fest, welche Art der Rechnungserstellung Ihre Veranstaltung zukünftig benötigt.

Öffnen Sie Ihre Veranstaltung im Backoffice.
Klicken Sie im Veranstaltungs-Dashboard auf „Rechnungseinstellungen vorbereiten“.
Wählen Sie im Abschnitt „Rechnungsmodus auswählen“ die passende Option.

Folgende Rechnungsmodi stehen zur Verfügung:

B2B und B2C

Wählen Sie diesen Modus, wenn Ihre Veranstaltung Rechnungen an Unternehmen und Privatpersonen ausstellt oder zukünftig ausstellen könnte.

Mit Converia Classic Version 10 werden in diesem Modus automatisch E-Rechnungen für Geschäftskunden erstellt. Damit ist Ihre Veranstaltung auf die gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnung vorbereitet, ohne dass Sie bei der Rechnungserstellung selbst aktiv werden müssen.

Er ist insbesondere für Veranstaltungen geeignet, bei denen Unternehmen Teilnahmegebühren oder andere Leistungen buchen.

Nur B2C

Wählen Sie diesen Modus, wenn Ihre Veranstaltung Rechnungen ausschließlich an Privatpersonen ausstellt.

Die Veranstaltung wird ebenfalls auf die neue Rechnungserstellung vorbereitet, benötigt jedoch keine Rechnungsstellung für Geschäftskunden.

Kostenlose Veranstaltung

Wählen Sie diese Option für Veranstaltungen ohne kostenpflichtige Leistungen.

In diesem Fall müssen Sie keine Angaben zum Rechnungssteller hinterlegen.

Bisherigen Modus beibehalten

Diese Option führt die bisherige Rechnungserstellung zunächst im Legacy-Modus fort.

Dabei gelten folgende Einschränkungen:

Es werden weiterhin einfache Bruttorechnungen im bisherigen PDF-Format erstellt.
Der Geschäftskundenmodus mit Nettopreisen steht nicht zur Verfügung.
E-Rechnungen werden nicht unterstützt.
Der bisherige Modus wird nur noch vorübergehend unterstützt.

Empfehlung: Wenn Ihre Veranstaltung Rechnungen an Unternehmen ausstellt oder künftig ausstellen könnte, wählen Sie „B2B und B2C“.

2. Rechnungssteller hinterlegen

Für die neue Rechnungserstellung werden vollständige, strukturierte Angaben zum Rechnungssteller benötigt.

Wechseln Sie zum Abschnitt „Rechnungssteller hinterlegen“.
Prüfen Sie gegebenenfalls bereits vorhandene Angaben.
Ergänzen Sie die erforderlichen Felder.

Folgende Angaben sind vorgesehen:

Vollständiger Name / Firmenname: Rechtlicher Name des Rechnungsstellers.
Straße und Hausnummer: Anschrift des Rechnungsstellers.
Postleitzahl: Postleitzahl der Rechnungsanschrift.
Ort: Ort des Rechnungsstellers.
Land: Land der Rechnungsanschrift.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID: Tragen Sie eine der beiden steuerlichen Identifikationsnummern ein.
Kontaktperson: Ansprechpartner oder zuständige Stelle.
Telefonnummer: Telefonnummer für Rückfragen.
E-Mail-Adresse: Kontaktadresse des Rechnungsstellers.
Logo: Optionales Logo für den Rechnungskopf.

Für das Logo können Sie eine PNG- oder JPEG-Datei verwenden. Empfohlen wird eine PNG-Datei mit transparentem Hintergrund und einer Größe von etwa 1200 × 400 Pixeln. Achten Sie darauf, dass das Logo auch in verkleinerter Darstellung gut lesbar ist.

Hinweis: Die Angaben zum Rechnungssteller sind für die neue Rechnungserstellung erforderlich. Bei kostenlosen Veranstaltungen und bei Verwendung des bisherigen Legacy-Modus müssen diese Daten nicht hinterlegt werden.

Wichtig: Mit der neuen Rechnungserstellung ab Converia Classic Version 10 ist eine individuelle Konfiguration des Rechnungslayouts nicht mehr möglich. Rechnungen werden künftig auf Basis der hinterlegten Daten automatisch erstellt. Bisherige individuelle Rechnungsvorlagen und Layoutanpassungen werden nicht mehr verwendet.

3. Steuerliche Zuordnung der Leistungsarten prüfen

Damit die steuerliche Behandlung von Leistungen in E-Rechnungen korrekt abgebildet werden kann, verwendet Converia standardisierte Steuerkategorien und gegebenenfalls Steuerbefreiungsgründe.

Diese Angaben sind den Leistungsarten zugeordnet, die in den Angebotspaketen Ihrer Veranstaltung verwendet werden.

Die erforderlichen Zuordnungen sind bereits vorbelegt. Im Regelfall müssen Sie keine Änderungen vornehmen.

Wechseln Sie zum Abschnitt „Leistungsarten prüfen“.
Sehen Sie sich die angezeigten Leistungsarten und Steuersätze an.
Prüfen Sie, ob die dargestellte steuerliche Zuordnung für Ihre Leistungen zutrifft.
Wenden Sie sich bei Unstimmigkeiten an Ihre(n) Systemadministrator:in oder den Converia-Support.

Die Übersicht zeigt unter anderem:

Die Bezeichnung der Leistungsart.
Den hinterlegten Steuersatz.
Die Angebotspakete, in denen die Leistungsart verwendet wird.
Die zugeordnete E-Rechnungs-Steuerkategorie.
Gegebenenfalls den Grund für eine Steuerbefreiung.

Sie müssen die technischen Steuerkennzeichen normalerweise nicht selbst einstellen.

Besonders bei steuerfreien Leistungen sollten Sie prüfen, ob die vorausgewählte Zuordnung für Ihren Anwendungsfall passt.

Änderungen an den Leistungsarten können von berechtigten Administrator:innen unter Administration → Buchhaltung → Leistungsarten vorgenommen werden.

Bei steuerlichen Unsicherheiten stimmen Sie die korrekte Zuordnung mit Ihrer Steuerberatung ab.

4. Vorbereitung abschließen

Nachdem Sie die Angaben überprüft und ergänzt haben, können Sie die Vorbereitung abschließen.

Klicken Sie am Ende der Vorbereitungsseite auf „Vorbereitung speichern“.

Damit werden die Einstellungen für Ihre Veranstaltung gespeichert.

Wichtig: Wiederholen Sie die Vorbereitung für jede weitere Veranstaltung, in der Sie nach der Umstellung Rechnungen an Unternehmen ausstellen möchten.

Hinweise

Was passiert, wenn Sie die Umstellung nicht bis zum 25. November abschließen?
Veranstaltungen ohne abgeschlossene Vorbereitung werden nach dem Update auf Version 10 zunächst im Legacy-Modus weitergeführt.
Dort sind nur einfache Bruttorechnungen im bisherigen PDF-Format möglich. Der Geschäftskundenmodus mit Nettopreisen steht nicht zur Verfügung.
Sie können die Umstellung auch später durchführen.
Sobald Sie die Vorbereitung für eine Veranstaltung abgeschlossen haben, steht dort der Geschäftskundenmodus wieder zur Verfügung.
Änderungen an bisherigen Rechnungseinstellungen
Im Rahmen der Vorbereitung entfällt die bisherige Einstellung „USt. anzeigen“. Stattdessen steht die Einstellung „Steuerbefreiungshinweis ausblenden“ zur Verfügung.
Außerdem erfolgt die neue Rechnungserstellung auf Basis strukturierter Rechnungsdaten. Bisherige PDF-Rechnungsvorlagen sind für die neue Rechnungserstellung nicht mehr maßgeblich.

Häufige Fragen

Muss ich jede Veranstaltung einzeln vorbereiten?

Ja. Die Auswahl des Rechnungsmodus und die Vorbereitung der Rechnungsstellung erfolgen für jede Veranstaltung separat.

Muss ich die Steuerkennzeichen selbst konfigurieren?

Normalerweise nicht. Die Steuerkategorien und Steuerbefreiungsgründe sind bereits vorbelegt. Prüfen Sie lediglich, ob die angezeigten Zuordnungen für Ihre Leistungen zutreffen.

Wenn eine Zuordnung nicht passt, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator oder den Converia-Support.

Kann ich die Vorbereitung nach dem 25. November durchführen?

Ja. Der Migrationsassistent kann auch nach dem Update auf Converia Classic 10 verwendet werden. Nach Abschluss der Vorbereitung steht der Geschäftskundenmodus für die betreffende Veranstaltung wieder zur Verfügung.

Was passiert, wenn ich den bisherigen Rechnungsmodus beibehalte?

Im Legacy-Modus werden weiterhin einfache Bruttorechnungen im bisherigen PDF-Format erstellt. E-Rechnungen und der Geschäftskundenmodus mit Nettopreisen stehen dort nicht zur Verfügung.

Müssen bereits ausgestellte Rechnungen laufender Veranstaltungen zum Jahreswechsel auf E-Rechnungen umgestellt werden?

Nein. Bereits ausgestellte Rechnungen müssen nicht nachträglich in E-Rechnungen umgewandelt werden. Dies gilt auch für laufende Veranstaltungen, die über den Jahreswechsel hinaus stattfinden.

Für neu ausgestellte Rechnungen gelten die zum jeweiligen Zeitpunkt anwendbaren gesetzlichen Anforderungen und Übergangsregelungen. Bereiten Sie Ihre Veranstaltung daher rechtzeitig auf die neue Rechnungserstellung vor.

Muss ich auch Converia Neon umstellen?

Nein. Die hier beschriebene Umstellung betrifft ausschließlich Converia Classic. Über Änderungen in Converia Neon wird gesondert informiert.

Veranstaltung(en) auf die E-Rechnung vorbereiten (Converia Classic)